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一个sourcing眼里的合格邮件

日期: 2018-04-16
浏览次数: 259

        作为一个10+年工龄的老sourcing一个sourcing眼里的合格邮件,见过的业务以千计,收到的邮件以万计。

        什么样的邮件,能让我会看下去、记住你、记住你的产品、记住你的优势,甚至立马电话你进一步了解信息呢?

        每一个业务,都是想知道的吧,哈哈一个sourcing眼里的合格邮件


        首先申明,我是一个很负责的sourcing,每封邮件都会看,每个供应商的信息(联系人,产品线,产品类别等)都会录入系统;每次会面或电话聊到的信息都会记录在文件,或早或晚。说到这,请容我骄傲一下:不是每个sourcing或采购都能做到这样哦!当然,我也清楚:一定有很多人做的比我更专业。

        所以,这篇文章------仅代表我的一家之言。



    


 一.作为业务,什么情况下要写邮件?


          答曰:任何情况下!

          哪些情况呢?比如:

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         1.首次联系 

         不管你从哪里弄来的电话号码(七大姑八大姨,前同事,某客户...),请同步弄个mail,如果没有mail,请电话给souricng时询问她:或口头(不太推荐),或短信,或QQ,或微信并告知自己的邮箱。

         首次电话不建议用固定电话,因为那不利于填写联系方式。

         如果人家不接电话或途中被不耐烦的打断了呢? mail就更必要了不是?(啥?那就没机会要到mail?没关系,你可以把自己的mail和产品线短信发给他啊。万一她哪天要找你呢?

         如果人家接了电话且给你介绍的机会:请一定要清晰的介绍自己本人,以及自己的产品线(这貌似是另一个课题,业务如何打电话了哈?跑题了,不好意思,可能sourcing当久了,很多要吐槽的)。

          然后,请一定要个邮箱:口说不方便,你可以短信告知对方你的mail或微信,QQ,这些及时联系方式很重要。


        邮件写什么? 感谢人家接了你的电话可以吧?顺便罗列自己的产品线,不论这些是否已经明确没有机会,都请仔细的用表格列出来:品牌,产品类别,应用行业,在交易的客户,比其他代理或品牌的优势。相信我,这些会为你加分。

        切记:用表格哦,用自己的话语哦,不要给发什么PPT.

        啥时候写?当天,趁热打铁的道理。


        2.拜访前预约

        无论是否电话预约了时间,都请邮件再发一下(反之,发了邮件也请点电话确认下),尤其是带着目的的拜访(推广某产品)或者有任一方高层参与的拜访。

         好处:更正式,也是加强确认,防止对方忘记,忘记了也有邮件可查呀。


         3.拜访后

         拜访后请务必邮件:要感谢对方付出时间接受你的拜访吧。其次把你们拜访中讨论到的问题整理下,条目清晰,就当会议记录(不是每个sourcing都会在会后整理会议信息,就算会整理,直接copy或做少量修改后copy也更省力吧?就算会整理,也可能没有时间立马整理然后就忘了,损失最大的是谁?哈哈)

        就算拜访中对方对你和你的产品都没有兴趣,邮件一封,就当感谢对方花时间接受了你的拜访。算基本礼貌吧?属于职业素养吧?

        当然,产品也一定要写。 不要怕辛苦,你自己都不负责了,我干嘛还要对你负责?

        如果会议中有客户感兴趣的话题,你正好可以有针对性的重点介绍。如果有些话题你当时了解不多,可以会后收集信息,然后邮件,会加分哦!因为你对我有价值,你扩展了我的视野。所有的合作都建立在对彼此有价值的前提下。

        啥时候写邮件?24小时内,还是趁热打铁的道理;而且,我悄悄告诉你哦:每次一早看到一个很晚发出的邮件时,都默默在心里给他竖个大拇指:敬业,靠谱!我对你的好感已经升级。


         4. 公司有信息更新的时候

         何为信息更新?

         新产品、价格降低、roadmap、新增行业内有影响的客户、 新增产品线、名称变更、产品变更、等等。

         就算没有合作过,这个邮件,不仅让我加深了对你的印象,更是:让你“活”在我的视野里。我会觉得:这是个专业的人,有极好职业素养的人。说不定下一天,下一小时机会就来了。

         为什么?

          不是所有的物料导入都会经过充分的评估!不是你想的那样!有时候很仓促,马上要换,而你, 正好在那里。

           于是,越过所有的流程,直接上。


         5.最重要也最happy的:sourcing或采购询料时

          请一定要第一时间,最好是对方下班前(当天也行,最不济第二天一早),在邮件中提供对方需要的物料及所有信息:规格书,各种情况的LT,最小包,行业使用情况,参考价格,物料的趋势,使用注意事项。

          请列成表格,作为标准格式,最好一次写完,不要让采购多次邮件询问这些信息。

           切记切记!不要只扔几个规格书或者PPT。就算规格书有型号,也请在正文一一对应写出型号。

           当然,能把你的行业竞争对手也分析一番突出自己的优势(无论是价格,供货,还是质量,还是客户优势,还是设计便利,还是潜在功能,都请突出),当然,如果有哪些家在测试会生产某对手的物料产生了问题或潜在隐患,你懂的


       甲乙双方的信任是什么时候建立的?

       就是在日常的小小举动中,小到一个电话、一封邮件、一个很简单的拜访。

       注意:就算没有对方要的准确型号,可以推荐相似的;

       如果连相似的都没有,也请一定回复邮件,至少,可以感谢人家的询问不是?如果能提供行业其他品牌信息或供应商信息,那你就实现了你的额外价值,给了我一个额外的恩情,我欠了你,而且你对我有价值,所以我会跟你保持联系且找机会感谢你。


       6.向sourcing或采购推荐你的新产品的时候

       怎样说服客户你的产品我非用不可?凸显各种优势,必须有竞争对手对比,请参照以上第5条。

        当然:用户需要什么,一定要先明白:我要的是costdown,你一个劲的说你的产品比人家多个功能。sorry,我目前care的是成本,那个多出的功能,是冗余的。当然,你必须提这个多出的功能,可能下次我就需要了,但请务必注意风度。


       7.例行更新价格的时候或有更新价格计划的时候

        务必要发给所有商务相关人员啊。


       8.邀请函

        各种展会,研讨会。很有必要,非常有必要。而且,最好能预留一定的名额(谁还没有几个同事?尤其是新产品新功能部门)。

    

        9.你的个人信息变更

          无论是离职,还是电话号码或邮箱等变更。

          离职一定要做交接:可以当面,可以邮件,可以信息,有接替者请带来,没有,也没关系。

           这事基本职业素养。  

           如果你还能告诉我,你去了哪里,做什么产品,那么,我会在系统备注:**(离开,到**公司,做**产品),也许,下一次,我会向你询料。


         10.通知类

              公司非正常放假:如年会,集体旅行等;

              个人休假。


          11.年终的感谢信

              如果年终有公司的高层(或见过的最高级别,或者你本人)给客户相关人员发一封感谢信(务必包含客户高层),将会十分讨喜。一般人我不告诉他哦


            -------------------------------------------------------------------------------------

         好吧,貌似把内容也写完了。人老了,就容易絮絮叨叨。


邮件内容


         参照以上的内容,需要强调:

  1.邮件标题

         请标题一定要包含关键信息:型号、品牌、技术讨论或价格等,一天几百封邮件,很多时候就是扫标题确定是否打开和何时打开。


  2.称呼

         首先称呼一定要有。

         其次对小公司,土鳖公司,往大了称呼总是没错的,人的虚荣心啊。不过,个人不太喜欢;

        相对于称呼“**主管“”,建议你还是称呼**经理比较好。

        不确定的时候可以咨询内部人员,或者“**先生小姐”。

         如果对方是女性,能不称呼为“*姐”(尤其这个“”*“”还是姓),就不要这么称呼吧。别看我笑着答应你,其实心里有一万个小女孩在哭泣一个sourcing眼里的合格邮件


   3. 发给谁?

          所有强 相关的人。

          产品信息更新:请同步发给所有商务,研发,可以有高层;尤其是推介产品的时候,一定要CC给研发。

          商务信息更新:研发就不用发了,采购和sourcing,老板是一定要发的。

          接口人员变更:所有相关的或见过的人。


   4.  邮件签名

         请务必有邮件签名:至少包含:姓名,电话,邮箱。可以带上你的一句话宣言,代理可以带产品线。


    5. 邮件内容

          内容!内容!重要的事情说3遍:不能只扔一堆规格书和PPT,正文必须有物料的型号,哪怕只有一个物料。必须有所有一个sourcing或采购要了解的物料信息:想象自己是一个采购,你希望知道什么,然后,写出来,读几遍,保证条理清晰,语句通顺,没有错别字!!!

        

 邮件忌讳


         很忌讳:给公司每个认识的人都单独发一封,无论内容相同或不相同都不太好,因为,大多数时候老板会把邮件转过来的呀。一样还好,不一样的内容,有时候让人很不爽哦。

          当然,也很忌讳漏掉重要且相关的人哦。


         

         以上内容,洋洋洒洒一大篇,其实说白了,就是职业素养问题。


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