1 沟通前先做好准备
在你跟同事讨论事情之前,先把一些基本问题想清楚,不要毫无准备就去,否则很可能得不到你想要的东西。下面的几个问题应该事先想清楚:
如果对方不同意你提出来的做法,有没有其它选择方案?如果双方没共识,你会有什么后果?对方又会有什么后果?
2 了解其它部门的语言
跨部门沟通不良,很多时候都是“语言不通”所引起。因此,想要沟通顺畅,前提就是“听懂对方的语言”。原则2的一个重要方法是换位思考,试着站在对方的立场思考: 跨部门的换位思考法能将误解或沟通频率不搭的机率降到最低。此外,频繁的互动有助于建立彼此的熟识度,让你更容易设身处地想问题。因此,时不时的跟其它部门的同事吃吃饭、聊聊天,有好无坏。
3 开诚布公是最好的对策
你面对的是必须长期共事的同事,因此,凡事以诚实为上策,最忌欺骗、隐瞒事实,破坏信任关系。部门间一旦缺乏信任感,会加重彼此的防御心,沟通时就会有所保留,甚至隐藏一些重要信息。相反的,互信会让双方在沟通时打开心防,他们会明白说出自己的需求与考虑,并且提高合作意愿,共同解决问题。诚信沟通有三个要素:
微笑再微笑。
4 不要害怕冲突
在跨部门会议上,每个主管为了维护自己部门的利益,难免会出现一些摩擦。有些主管,尤其是新手主管,为了怕把气氛弄僵,往往会变得沉默寡言,以维持表面的和谐。
美国史丹福大学策略及组织学教授凯瑟琳。艾林哈特在《有效沟通》一书中点出,“如果管理团队在议题的讨论上都没有冲突,决策质量就会低落。”艾林哈特提醒,千万别把“没有冲突”跟“意见一致”混为一谈。 有时候,太过和谐反而凸显不了你对议题的重视,而且问题也不会获得真正的解决。因此,艾林哈特建议经理人,态度要柔软,但立场要坚定,“别太快或太轻易就顺从认命。”记住,你是部门主管,虽然你要和其它部门保持良好关系,但是,捍卫部门及部属的权益,更是你责无旁贷的使命。5 呈现事实,专注中心议题
让沟通聚焦的最好方式,就是呈现具体事实,引导人们迅速将注意力放在中心议题上,减少不当的臆测。 美国达顿商学院企管教授布尔乔亚三世指出,事实(例如目前销量、市占率、研发经费、竞争对手的行为等)可以将沟通过程中“人”的因素降到最低。在缺乏事实的情况下,个人动机可能会遭到猜疑,但“事实就是事实”,它不是出自人的幻想或自私的欲望,因此,提出事实“可以创造一种强调议题,而非人身攻击的氛围。”布尔乔亚三世说。
6 多提选项,保持弹性
当你进行跨部门协商时,不要执着在单一做法上,而是开发多元选项,例如一次提出3~5个方案,让其它经理人有更大的选择空间。 专家分析,多元选项能让选择不再“非黑即白”,经理人有较大的弹性调整自己的支持度,也可以轻易变换立场,不觉得有失颜面,因此能够降低沟通时的人际冲突。7 创造共同目标一起合作
各部门间一定同时存在合作与竞争关系。部门间若想进行建设性的沟通,一定要强调彼此的合作关系,竞争意味愈淡愈好。合作的关键在于拥有共同目标。 因此,尽量去创造一个横跨各部门的共同目标,然后一起努力,就算有争执也没关系。在跨部门沟通中,达成一致的目标需要弄清楚四个问题:合作的价值是什么?
8 尊重沟通对象的权力
每个经理人都是各自管辖范围内最有权力的决策者,而他们也期待别人尊重他的这种权力。因此,当你在进行横向沟通时,一定要挑对对象。 举例来说,你们最新的网络营销计划下周就要上路了,但是信息部门的网站建置还未完成。这时,不要心急地马上跑去找负责的工程师,你应该去找他的主管,进行协调,找出解决之道。 总之,跨部门沟通时一定要注意彼此位阶的对等关系,以免造成不必要的误会。
9 善用幽默
幽默可以做为沟通时的缓冲剂,也可视为一种防御机制。当你必须呈现可能会触犯到他人的事实,或是要沟通棘手讯息时,以轻松或幽默的方式来传达,比较能保留对方的面子,也有助于正面的沟通。幽默使用法则的四条禁忌:幽默有度,点到即止。
10 确保沟通信息无误
当你针对某件项目或议题,进行完跨部门沟通后,务必要回到自己部门,向部属清楚传达最新进度与讯息。很多时候,跨部门会议中所决定的事项,必须交由各部门的一线人员去执行,因此,一定要确保所有信息传达无误,才不会让好不容易达成的共识大打折扣。为了确保沟通信息无误,管理者可以利用以下几个方法:谈论重点议题时尽量不要打断对方讲话。